Innehåll: 

• Vem kan göra en anmälan via visselblåsarsystemet?
• Vem kan anmälas?
• Vilka förhållanden kan anmälas?
• Hur anmäler man?
• Vem tar emot anmälningar?
• Procedur för mottagande av en anmälan
• Granskning av en anmälan
• Tystnadsplikt och vidarelämnande av information
• Anonymitet, skydd mot repressalier och andra rättigheter en visselblåsare har
• Visshetskrav
• Tillämpliga lagar
• Löpande kommunikation och deadlines
• Sekretess
• Registrering av anmälningar
• Berörda personers rättigheter
• Externt visselblåsarsystem
• Visselblåsarens rätt till offentliggörande
• Användning av visselblåsarsystemet
• Support

Utöver denna information finns vår policy för behandling av anställdas personuppgifter där vi också behandlar personuppgifter relaterade till visselblåsning. Den finns i personalhandboken på intranätet.

1. Vem kan göra en anmälan via visselblåsarsystemet? 
Visselblåsarsystemet gäller för alla medarbetare inom Organisationen. Detta gäller även personer med visstidsanställning eller vikariat. Förutom våra medarbetare omfattar policyn även andra intressenter såsom t.ex. styrelseledamöter, aktieägare, inhyrd personal, konsulter, leverantörer, entreprenörer och revisorer. 

2. Vem kan anmälas? 
Visselblåsarsystemet ska användas för att rapportera information och ärenden som rör brott och allvarliga förseelser som begåtts av medarbetare eller andra personer som är anslutna till Organisationen. Andra personer kan t.ex. vara styrelseledamöter, aktieägare, konsulter, leverantörer, entreprenörer eller revisorer. 

3. Vilka förhållanden kan anmälas? 
Brott mot EU-rätten, allvarliga brott mot nationell lag och andra allvarliga förhållanden kan anmälas så länge ärendena rör personer med anknytning till Organisationen, se ovan. En anmälan kan avse en misstanke eller faktisk kännedom om överträdelser inom till exempel följande områden: 

• Offentliga upphandlingar/anbud 
• Penningtvätt och finansiering av terrorism 
• Skydd av integritet och säkerhet för nätverk och informationssystem 
• Konsumentskydd 
• Ekonomisk brottslighet som förskingring, stöld, mutor, bedrägeri och förfalskning  
• Hacka, avlyssna, spela in samtal mellan andra osv. 
• Brott mot bokföringslagstiftning, skattelagstiftning osv. 
• Brott mot tystnadsplikt  
• Brott mot lagstadgad handlingsplikt 
• Överträdelser mot regler om maktmissbruk 
• Allvarliga och upprepade brott mot juridiska principer 
• Medvetet bedrägeri mot medborgare och samarbetspartner 
• Fysiskt och psykiskt våld och sexuella övergrepp eller grova trakasserier t.ex. på grund av ras, kön, språk, förmögenhet, nationellt eller socialt ursprung, politisk eller religiös tillhörighet 
• Brott mot yrkesnormer, som t.ex. kan utgöra en risk för människors säkerhet och hälsa 
• Vanvård 
• Allvarliga eller upprepade brott mot arbetsplatsens interna riktlinjer som t.ex. gäller uppdrag, gåvor och ekonomisk redovisning 
• Allvarliga fel och allvarliga oegentligheter i samband med IT-drift eller IT-systemhantering.  

Notera att ovanstående inte är en uttömmande lista.

Visselblåsarsystemet ska inte användas för uppgifter av bagatellartad karaktär, eller uppgifter om t.ex. brott mot interna riktlinjer om sjukskrivning, rökning, alkohol, kläder, privat användning av kontorsmaterial, eller brott mot tillhörande föreskrifter som t.ex. bristande efterlevnad av dokumentationskrav.  

Men vid systematiska överträdelser kan det mycket väl vara så att dessa annars mindre allvarliga förhållanden kan omfattas av visselblåsarsystemet. Visselblåsarsystemet kan inte användas för att redovisa ditt eget anställningsförhållande, inklusive konflikter mellan anställda, samarbetssvårigheter eller ärenden som faller under det fackliga systemet (dock omfattas grova trakasserier och sexuella trakasserier, se ovan, precis som samarbetssvårigheter omfattas om de bedöms vara så allvarliga att de utgör en verklig risk för människors liv och hälsa).  Uppgifter om överträdelser eller ärenden som har ägt rum innan Organisationen inrättade ett visselblåsarsystem kan mycket väl rapporteras. 

4. Hur anmäler man?  
Organisationens medarbetare kan rapportera skriftligt och anonymt via en digital lösning som administreras av en extern leverantör.  

Du hittar en länk till visselblåsarsystemet här: Visselblåsning (whistleportal.eu) Läs mer om proceduren för att göra en anmälan längre ner i detta dokument ”Instruktioner för användning av visselblåsarsystem från Whistleblower Partners”.

5. Vem tar emot anmälningar?  
Uppgifter som omfattas av en anmälan tas emot av Whistleblower Partners Screening Service, som hanterar anmälningar som tas emot via Organisationens visselblåsarsystem. Whistleblower Partners Screening Service (nedan kallat ”Mottagaren”) är en extern och oberoende rådgivare. Interna kontaktpersoner för visselblåsarärenden är HR-chef eller styrelseordförande.

När Mottagaren har tagit emot en anmälan granskar Mottagaren anmälningarna, bland annat på vilken nivå i företaget de gäller, Mottagaren bekräftar mottagandet av anmälningen till visselblåsaren, Mottagaren lämnar ärendet vidare till den relevanta kontaktpersonen i Organisationen, beroende på vem som har anmälts. 

Innan Mottagaren lämnar anmälan vidare till den relevanta kontaktpersonen i Organisationen säkerställer Mottagaren att anmälan inte avser kontaktpersonen, och att kontaktpersonen i övrigt inte har några intressekonflikter i samband med behandlingen av anmälan.  

Om så är fallet kommer anmälan att delas med en annan kontaktperson inom Organisationen, som Mottagaren bedömer vara kompetent i förhållande till den specifika anmälan. 

Vi har valt just denna lösning, då vi vill skapa största möjliga trygghet för Organisationens medarbetare i samband med en anmälan.  

6. Procedur för mottagande av en anmälan 
När en anmälan har kommit in görs en bedömning av om anmälan faller inom området för visselblåsarfunktionen, se avsnitt 3.

Om anmälan faller utanför visselblåsarsystemets användningsområde kommer anmälan att avvisas, och kommer därför inte att vara hanterbar inom ramen för visselblåsarsystemet. 

Om en anmälan faller utanför visselblåsarsystemet kommer visselblåsaren att få vägledning om till vem visselblåsaren istället kan vända sig till inom Organisationen med det aktuella ärendet.  

7. Granskning av en anmälan 
När HR-chef alternativt styrelseordförande har tagit emot anmälan ska denne göra en noggrann uppföljning som beroende på omständigheterna kring rapporten kan innehålla: 

• Inleda en intern utredning för att bekräfta eller förneka riktigheten i informationen i en anmälan 
• Informera överordnad nivå i organisationen, dvs organisationens högsta ledning eller styrelse beroende på vilken nivå i organisationen som anmälan avser.
• Anmälan till polis eller relevant tillsynsmyndighet 
• Beslut om åtgärd, t.ex. arbetsrättsligt eller avtalsrättsligt 
• Avslutande av ärendet 

HR-chef alternativt styrelseordförande ansvarar för att det görs en noggrann utredning av anmälan och att det vidtas nödvändiga åtgärder i detta avseende. Därefter ska HR-chef alternativt styrelseordförande utarbeta en redogörelse till ledningen alternativt styrelsen som beslutar om åtgärder, vare sig det är en anmälan till myndigheter eller andra åtgärder av arbetsrättslig eller avtalsrättslig karaktär. Slutligen ska återkoppling lämnas till visselblåsaren före den tidsfrist på 3 månader som anges i visselblåsarsystemet, se mer i avsnitt 10 nedan.  

8. Tystnadsplikt och vidarelämnande av information 
Det är endast Mottagaren och HR-chef alternativt styrelseordförande, som har tillgång till uppgifterna i en anmälan. Anmälningar omfattas av särskild tystnadsplikt och innehållet får därför inte delas med andra.

Den särskilda tystnadsplikten gäller endast uppgifter i en anmälan, och om ytterligare uppgifter framkommer som ett led i en fortsatt utredning omfattas sådana uppgifter inte av den särskilda tystnadsplikten. För denna information gäller de allmänna reglerna om utlämnande och tillgång till handlingar.

Om visselblåsaren har avstått från sin anonymitet omfattar inte längre den särskilda tystnadsplikten de uppgifter som ingår i anmälan. Likaså har Organisationen rätt att dela information från en anmälan, inklusive visselblåsarens identitet om den är känd, med t.ex. polisen. I sådana fall ska visselblåsaren informeras. 

9. Anonymitet, skydd mot repressalier och andra rättigheter en visselblåsare har 

Som visselblåsare har du rätt att vara anonym under hela processen. Den valda IT-lösningen ger möjlighet att anonymt kommunicera med Mottagaren av anmälningarna.

En anmälan kan dock vara av sådan karaktär att det kan vara svårt att gå till botten med ett förhållande utan att visselblåsaren väljer att stå fram och därmed avstår från sin rätt att vara anonym. Det är visselblåsarens eget beslut om detta ska ske. Om anonymiteten avstås avser visselblåsardirektivet att bland annat skydda visselblåsaren från varje form av repressalier eller hot eller försök till repressalier som uppstår till följd av att den aktuella visselblåsaren gör en anmälan. Repressalier ska förstås som varje form av negativ behandling eller negativ konsekvens som sker som en reaktion på en anmälan. Det kan t.ex. vara avstängning, uppsägning, degradering eller underlåtenhet att befordra, överföring av arbetsuppgifter, förflyttning, lönesänkning, disciplinära åtgärder, tvång, hot, trakasserier och diskriminering.  

Att nämnas i en anmälan kan få betydande konsekvenser och det krävs därför att visselblåsaren har uppgett det innehåll som står i anmälan i god tro. En medvetet falsk anmälan från en visselblåsare, till exempel en anmälan med avsikt att trakassera, kan få straffrättsliga konsekvenser för visselblåsaren. 

En visselblåsare kan däremot inte hållas ansvarig för att röja konfidentiell information om denne hade rimliga skäl att tro att den information som lämnats i form av en anmälan var korrekt vid den tidpunkt då anmälan gjordes, och att informationen innehöll allvarliga uppgifter eller andra allvarliga förhållanden som omfattas av systemet.  

Visselblåsaren kommer mot bakgrund av detta inte heller att vara ansvarig för att ha fått tillgång till den information som har anmälts. Detta förutsätter dock att gärningen i sig inte utgör en brottslig handling – t.ex. inbrott.  

Visshetskrav 
Den som visselblåser ska ha skälig anledning att anta att uppgifterna som lämnas är sanna (detta kallas visshetskrav). Visselblåsandet får därmed inte enbart grundas på rykten och skvaller. Ett bra riktmärke för en visselblåsare att förhålla sig till innan upprättande av en anmälan är att försäkra sig om att denne har tillgång till en förstahandsinformation i frågan.

Ovan innebär dock inte att den som visselblåser måste veta att en oegentlighet faktiskt har ägt rum. Genuina misstankar eller farhågor kan och bör också rapporteras. 

Att medvetet sprida rykten och falska eller illvilliga anklagelser kan dock betraktas som ett allvarligt brott mot anställningsavtalet och ytterst resultera i disciplinära åtgärder, inklusive avsked. 

Som huvudregel omfattas inte rapportering av sådant som endast rör den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållande.

Tillämpliga lagar
Som privatanställd omfattas anställda av lojalitetsplikt. Det innebär bland annat att en anställd som kritiserar arbetsgivaren offentligt kan få disciplinära konsekvenser, exempelvis avsked. Vid allvarliga missförhållanden hos arbetsgivaren skyddas dock en privatanställd av den så kallade Visselblåsarlagen – lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

10. Löpande kommunikation och deadlines 
Mottagaren sköter kommunikationen med visselblåsaren via visselblåsarsystemet. En visselblåsare ska få en bekräftelse på en anmälan senast 7 dagar efter att denne har lämnat in sin anmälan. 

Dessutom ska visselblåsaren få återkoppling så snart som möjligt och senast 3 månader från bekräftelsen av mottagandet, vilket innebär att visselblåsaren – så långt det är möjligt – ska informeras om vilka åtgärder som har påbörjats eller avses inledas och varför den specifika uppföljningen har valts. I samband med återkoppling kommer det att finnas information som inte får delas med visselblåsaren, t.ex. på grund av lagstadgad tystnadsplikt eller personuppgiftslagstiftning.

Utöver information om vald uppföljning ska visselblåsaren i möjligaste mån även få information om utredningens gång och utfall, om detta kan ske inom gällande regler. Om det på grund av omständigheterna i ärendet inte är möjligt att ge slutlig återkoppling före utgången av fristen på 3 månader ska visselblåsaren informeras om detta tillsammans med information om när ytterligare återkoppling kan förväntas. 

En visselblåsare kan som sagt välja att träda fram och det kan i så fall bli aktuellt med exempelvis fysiska möten med Mottagaren och HR-chef alternativt styrelseordförande.

11. Sekretess  
Visselblåsarsystemet är utformat och hanterat på ett sådant sätt att det säkerställer sekretess för identiteten på den visselblåsare och de personer som kan nämnas i en anmälan.

IT-systemet som används för att hantera visselblåsarsystemet är föremål för en rad strikta säkerhetskrav som bland annat säkerställer anonymitet och sekretess. Det betyder att personen som gör en anmälan via visselblåsarsystemet är och förblir anonym om så önskas. Det innebär också att systemet inte loggar IP-adresser, att metadata tas bort från eventuella uppladdade filer och att all dataöverföring samt lagring av data krypteras.

Mottagaren och HR-chef alternativt styrelseordförande omfattas av tystnadsplikt och åtkomstbegränsningar har fastställts för all information som rör en anmälan. 

12. Registrering av anmälningar
Inkomna anmälningar, inklusive de handlingar som ingår i en anmälan, ska registreras (lagras systematiskt) för att säkerställa att anmälningarna finns tillgängliga och att de i förekommande fall kan ingå som bevis i en eventuell efterföljande rättegång. Samtidigt ger registreringen också en försäkran om att eventuella anmälningar om samma ärende kommer att upptäckas och kan leda till ytterligare utredning av ett ärende. Denna registrering sker i visselblåsarsystemet.

Anmälningar sparas så länge som nödvändigt och proportionerligt. Principerna för förvaring beskrivs mer i detalj i Organisationens policy för behandling av anställdas personuppgifter gällande visselblåsarsystemet. 

13. Berörda personers rättigheter 
Den eller de som nämns i en anmälan har rätt att få sin identitet skyddad i samband med handläggningen av ärendet. Dessutom ska de berörda ha tillgång till ett effektivt försvar, vilket bland annat görs genom att registrera en anmälan som säkerställer dokumentation av nämnda förhållanden.

Berörda personer har även en rad rättigheter i samband med behandlingen av deras personuppgifter. Organisationens tystnadsplikt innebär dock att det finns begränsningar i förhållande till när berörda personer ska få information om behandlingen av uppgifter, och i förhållande till om de kan åberopa rätt till tillgång, radering m.m. 

Om en anmälan leder till ett ärende har den som har gjort en anmälan rätt till att yttra sig i saken, eller rätt att få tillgång till partshandlingar i de uppgifter som ingår i en anmälan. Om visselblåsaren är anonym finns det dock ingen rätt till tillgång till visselblåsarens identitet. 

14. Externt visselblåsarsystem 
Ett flertal offentliga myndigheter har en extern visselblåsarfunktion inom respektive verksamhetsområde där man kan rapportera oegentligheter direkt till myndigheten vid behov. Extern rapportering kan i vissa fall (till exempel vid akut risk för liv, hälsa eller miljö) även ske till myndighet som inte har inrättat en extern visselblåsarfunktion. Extern rapportering kan även ske till EU-organ vid händelser som rör en för EU-organet relevant fråga.

Organisationens medarbetare kan fritt välja om de vill anmäla till Organisationens interna visselblåsarsystem eller till ett externt system. Organisationen uppmuntrar dock sina anställda att använda Organisationens eget visselblåsarsystem i de fall den anställde bedömer att den misstänkta överträdelsen kan hanteras effektivt internt och det inte finns någon risk för repressalier.  

Möjligheten att använda antingen det interna eller ett externt visselblåsarsystem begränsar inte de anställdas vanliga yttrandefrihet.  

15. Visselblåsarens rätt till offentliggörande 
Visselblåsardirektivet och de skyddsregler för visselblåsare gäller även för en visselblåsares offentliggörande av information som nämns i en anmälan.  

Det är dock en förutsättning att visselblåsaren antingen före offentliggörandet har gjort en anmälan till Organisationens interna visselblåsarsystem och till ett externt visselblåsarsystem, utan att någon lämplig åtgärd har vidtagits, eller har rimliga skäl att anta att överträdelsen i fråga utgör en överhängande eller uppenbar fara för allmänintresset, eller har anledning att tro att det vid anmälan till det externa visselblåsarsystemet finns risk för repressalier, eller att ärendet inte kommer att handläggas effektivt på grund av ärendets särskilda omständigheter.